为加强各类档案的整理立卷和归档工作，实现我校档案管理规范化，根据教育部《高等学校档案工作规范》，结合我校具体情况，特制定本规范。

   一、整理立卷的基本原则

  1、凡是我校各单位及个人从事党政群、教学、科研、外事、基建、仪器设备、出版、财务等管理活动中形成的，已办理完毕的，对学校和社会有保存价值的不同载体形式的历史记录性材料，均需要进行立卷归档。

2、文件材料整理要遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

3、我校档案材料按立卷单位归档。各单位确定一名兼职档案员负责组织本单位档案的整理、归档工作。

4、各单位应加强对档案工作的领导，把档案工作纳入各项管理工作之中，布置、检查、总结工作的同时布置、检查、总结本单位的档案工作。

  5、归档文件材料的质量要求：

 （1）归档文件材料用纸规格统一使用A4型。

（2）手工书写的材料不得使用复写纸，不得使用圆珠笔、铅笔，一律使用不褪色的碳素黑色水笔书写。

（3）归档文件材料应归原件。若不能归原件，复印件上必须加盖立卷单位红章，并注明原因及原件去处。

（4）归档文件应齐全完整，已破损的文件应进行粘贴修补，易褪色（如热敏传真件）应及时复印。

（5）文件材料的形成时间（年、月、日）、签字、盖章等手续必须完整。

6、文件材料的整理单位为卷或件

  （1）党政档案、教学档案、外事档案、财务档案原则上以卷为单位进行组卷。

  （2）科研、基建、设备、出版物档案、名人档案、声像档案的管理文件原则上以件为单位进行组卷，技术材料自身基本成册应以件为单位立卷。

   二、预立卷（文件材料的形成与积累）

  1、各立卷单位的兼职档案员根据本单位职能范围和年度工作计划，预计可能产生的文件材料，参照《全球正规十大网赌文件材料归档范围及保管期限》，预先编制立卷类目。

  2、各立卷单位的兼职档案员要做好平时的归卷工作，随时将办理完毕的文件材料分别存入相关案卷类目夹内，年终进行调整、整理立卷。

   三、跨单位文件材料的立卷分工

  1、两个以上单位共同办理的文件，由主办单位立卷归档，协办单位只保存复制件（无需归档）。

  2、各临时机构、合并或撤销机构所形成的文件材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交综合档案室保存，任何个人不得据为己有或带入其他单位。

   四、整理立卷

 （一）文件材料的分类

  1、分年度：按年度立卷（其中教学档案按学年度），即将文件按其形成或针对的年度分开，不同年度的文件材料一般不放在一起立卷。具体划分方法为：

  （1）年度的计划、总结、报告、报表、奖励等文件归入文件内容针对的年度。

（2）跨年度的请示与批复，归入批复年度。

（3）跨年度的规划、计划、预算归入文件内容针对的第一年。

（4）跨年度的总结、报告、决算归入文件内容针对的最后一年。

（5）跨年度的会议文件归入会议开幕的年度。

（6）跨年度办理完毕的文件或案件归入办毕或结案的一年。

（7）法规性文件归入公布和批准年度。

（8）按教学年度形成的材料归入该学年度末的一年。

  （9）科研、基建、设备项目分别归入鉴定、竣工、引进（购置）年度。

  2、分问题：将文件按其内容所反映的问题分开。

  3、分期限：根据《全球正规十大网赌文件材料归档范围及保管期限》的规定，将文件按不同的保管期限分开。

 （二）文件材料的立卷组合：立卷组合应以问题为主，兼顾其他特征，使之联系紧密，分级适当，问题相对单一，年代不混，保管期限准确。

 （三）卷内文件材料的排列顺序为：由几个相关问题组成一卷时，以问题为单位排列，即将一个问题形成的文件材料排在一起；一个问题一卷时，按时间顺序排列。如有下列内容的文件时，应按以下要求排列，即：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；重要法规性文件及重要会议文件的历次稿依次排列在定稿之后：非诉讼案件的结论、决定、判决性文件材料在前，依据材料在后。

 （四）编写页号：成卷装订的文件材料，凡是有文字的页面都必须编写页号；以件组卷的文件材料编写件号。具体要求：

  （1）页号的位置在卷内文件有文字页面的非装订线一侧上角（文件正面的右上角，背面的左上角）；

（2）任何一卷的页号均从“1”开始，卷的厚度不超过200页；

（3）以件为单位的在每件文件材料的第一页右上角加盖件号章，并填写件号。

  （五）填写卷内目录：卷内目录位于卷内文件之前，必须用碳素黑色水笔填写或计算机打印。

 （1）序号：一份文件为一个序号，从“1”开始。

 （2）责任者：形成文件的部门或对文件负有责任的署名者。

 （3）文件编号：文件制发机关的发文字号。

 （4）文件日期：文件的形成时间，一般用八位数字表示，例如2012年1月10日，应写成20120110。

（5）题名：文件的标题。

（6）文件页号：卷内每份文件的开始页号，最后一份文件要填写起止页号，如80-88。

 （六)卷内备考表：卷内备考表位于卷内文件最后，主要描述卷内文件情况，必须用碳素黑色水笔填写：

 （1）本卷情况说明：填写卷内文件缺损、补充、移出等情况。

 （2）立卷人：由立卷的兼职档案员签名。

 （3）检查人：由立卷部门负责人签名。

 （4）立卷时间：填写立卷的具体时间。

  (七）装订：按照卷内目录、文件材料、卷内备考表的顺序，右侧、下侧对齐，距左边10-12mm处采用三孔一线法装订。

装订前要求：

 （1）去掉材料上的大头针、曲别针、订书钉等金属物。

 （2）检查所有文件材料是否按A4型大小形成。如不是，则需要裁切、贴边、折边，使之成为A4规格大小。

 （3）装订线以外有文字要贴边条，有保存价值的小便条要贴在A4规格大小的纸（不要使用已用过的单面空白纸）上。

  （八）书写封面：封面可先用铅笔填写，最后由综合档案室统一用碳素黑色水笔填写。

 （1）案卷题名:题名由责任者、内容、名称（文种）组成，要求文字简练，概括准确，能准确揭示文件材料内容。

 （2）归档单位：文件材料的立卷部门。

 （3）起止时间：卷内文件材料形成的最早至最晚日期。如：20020103-20021228。

 （4）保管期限：依据《全球正规十大网赌文件材料归档范围及保管期限》确定案卷的保管期限。

 （5）密级：有保存要求的要在卷内目录备注一栏中填写密级。

  五、归档验收

  1、归档验收：移交档案时，交接双方当面检查，综合档案室依据本规范进行验收。凡不符合要求者，综合档案室指导进行整改。

归档案卷质量标准：

（1）归档文件收集齐全、完整，反映一项事情的来龙去脉清楚

（2）保管期限、密级划分恰当，凡永久、长期卷中文件材料不应有圆珠笔、铅笔书写件和热敏传真件等。

（3）分类清楚，组卷合理，卷内文件排列有序。卷内目录、备考表的各填写项均按规定填写，卷内文件编号无错、漏现象。

（4）案卷装订整齐牢固，不订压文字，不倒订、漏订，不应有金属物和未粘贴的破损文件。

（5）封面标题确切，文字简明，无错填漏填项目。

2、移交手续：移交时，填写档案交接收据一式两份，双方各保存一份备查。

3、归档时间：

   按照《全球正规十大网赌档案管理办法》规定的归档时间执行。