‍ 一、出版物类档案工作的基本要求

1、高等学校在编辑出版报纸、刊物、图书、音像出版物活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像等载体材料，均属出版物类档案。

2、出版物类档案必须实行集中管理，以确保其完整、系统、准确和安全，方便开发利用。

3、出版物类档案是国家科学文化和学校教学科研发展的历史记录，是高等学校档案的重要组成部分。出版物类档案工作要纳入出版编辑单位的管理制度，纳入出版工作计划和规划，纳入职责范围。出版、编辑部门在布置计划、检查、总结、验收工作时，要同时布置计划、检查、总结、验收出版档案工作。

4、学校涉及出版工作的部门领导分管出版物类档案工作，并确定适当的兼职档案人员，协同学校档案部门认真做好出版物类档案的收集、整理、立卷、归档工作。

二、出版物类档案归档范围的确定

（一）原则

1、归档的编辑出版管理和出版活动中形成的文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2、归档的出版类文件材料必须反映编辑出版管理职能和出版活动的全过程，保证完整、准确、系统。

3、归档的出版类文件材料必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，特别注意出版材料的成套性特点。

（二）归档的主要内容和重点

1、归档的主要内容包括综合管理、出版物的编审。

2、归档的重点是出版活动各个阶段形成的不同载体形式的文件材料，尤其是出版物本身。

（三）不归档的文件材料

1、上级机关有关出版的普发（非专指高校）、不办的文件；

2、未生效的合同、协议书；

3、不退、不用的稿件，非定稿的稿件；

4、重份文件及校内单位发来的文件；

5、无查考价值的事务性、临时性函件。

6、校外单位交换来的材料。

以上某些文件如认为重要，也可作为资料暂存。

三、出版类文件材料的部门立卷和归档流程

（一）形成积累

1、出版物出版前，责任编辑应注意归档材料的积累和保管，将全部材料收集整理放入材料积累袋内，并随时检查归档材料是否完整、系统、准确，及时进行补救。

2、出版物出版后，责任编辑必须将归档材料加以整理，按彼此间的自然联系进行系统排列，放入案卷内，拟出标题，经部（室）主任审查和兼职档案员检查后，编好卷内目录，连同原稿、清样、样书（均写入目录内），顺序放入袋内。

（二）整理组卷

1、出版物类档案以出版物名称立卷，一书一刊组成一卷或数卷，期刊视情况几期一卷，注意分清年度，不可混年立卷。

2、跨年的出版物类档案，放在出版物的出版年度立卷。

3、出版物类档案内的原稿，均须除去金属物，修补破损处，用线装订。

4、卷内材料以右下方对齐，在左侧装订，照片和不便装订的手迹，应放入特制的小纸袋内装订，装订线外有重要批注者，须进行贴边处理。

5、页、件号的编制，管理类文件材料逐页编写页号，样书只编件号。

6、卷末备考表应逐项认真填写。

7、出版物类档案案卷标题以书籍（译）者、书名为标题，刊物以刊名加刊期为标题。

（三）归档验收

1、兼职档案员应在次年六月底前，将上年应归档的出版档案，集中向学校档案部门移交，移交时填写移交目录一式二份，双方各执一份。

2、出版物版权转移到校外出版社时，档案一般应随同转移，或者将有关材料退还给作者。

四、出版物类档案工作岗位责任制

（一）校出版、编辑部领导职责

1、把建立和做好出版物类档案工作列为室（科）的重要工作内容，对全室（科）人员提出要求，定期检查，做到档案材料的形成积累与出版工作同步。

2、审查责任编辑对出版物类档案材料收集是否完整、系统、准确。组卷是否符合要求，保管期限是否定得恰当，并签注意见。

（三）校编辑、出版部门责任编辑职责

1、负责所编辑的书刊应归档的材料、样书的收集、整理工作，并送主管领导审查。

2、负责向所在出版、编辑部门的兼职档案员办理归档手续。

（四）出版、编辑部门兼职档案干部职责

1、在部门负责人的领导下，指导、监督、协助责任编辑做好出版档案材料的平时积累工作。

2、会同部门领导任检查责任编辑归档的案卷是否完整、系统、准确、组卷是否符合要求。

3、将已收集的案卷，按规定装订后，于每年6月底以前集中向档案部门办理移交手续。

4、完成学校档案部门委托办理的其他有关任务。