一、基建档案工作的基本原则

  1、凡在基本建设管理和基本建设工程项目活动中直接形成的有保存价值的文字、图表及声像载体材料等、均属基建档案。

  2、基建档案必须实行集中统一管理的原则，确保档案材料完整、准确、系统、安全和有效利用。

  3、基建档案工作要纳入基建规划、计划、管理制度和基建人员职责范围之中，做到基建工程一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时，要与提供一整套合格的竣工图的验收同步进行。

  4、把基建档案工作列入学校的发展计划，在经费、库房、设备和人员配备等工作条件上给予保证。

二、基建档案归档范围的确定

（一)原则

  1、归档的基建管理和项目建设中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2、归档的基建文件材料必须反映基建管理和项目建设的全过程，保证完整、准确、系统。

3、归档的基建文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，与实物一致并具有成套性。

（二）归档的主要内容和重点

1、主要内容包括综合管理、可行性研究设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术设备试生产、基建预算、概算、决算、器材管理等方面。

2、归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。

（三）不归档的文件材料

1、上级机关的有关基建的普发性（非专指高校）不办的文件；

2、正式施工前的草图，未定型图纸；

3、重份文件和重份图纸；

4、无查考价值的临时性，事务性文件。

三、基建文件材料的部门立卷与归档流程

（一）形成积累

1、基建部门要有一位负责人分管基建档案工作，配备相应的专（兼）职档案人员负责基建文件材料的形成、积累、归档工作。

2、基建项目实行总承包给外单位的，由各分承包单位负责收集、整理分包范围内的文件材料，交总承包单位汇总，竣工时交学校基建部门。由几个单位分别承办的工程项目，由各承包单位收集、整理所承包的工程材料，然后由基建部门汇总。

3、基建部门应严格执行基建文件材料的审签制度，把好文件材料形成的质量关。要随时检查设计、施工单位文件材料的编号是否统一，要与其所反映的对象一致，能揭示其性质与特征。

4、使用基建文件材料中不允许任何人随便更改，如有更改，必须填写变更通知单，履行批准手续。归档的文件材料格式要统一，字迹工整、图像清晰。底、蓝图要符合国家标准，字图清晰，用纸优良。

5、工程承包合同或施工协议要依据国家对编制竣工图的要求，对竣工图的编制、整理、审核、交接验收作出规定，做好施工记录、交工验收记录和签证等。

6、凡是重要和经常使用的文件材料要有副本。

7、基建部门要定期检查、绘制本校的总平面图以及水、电气、通讯等管网图。

（二）整理组卷

1、基建项目结束（含最终完成、阶段完成）后，分管基建档案材料工作的负责人组织本项目形成的应归档的基建文件材料的整理组卷。

2、根据基建文件材料的形成，按保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则，对文件材料的内容价值、数量和载体形式进行系统整理，按工程项目组卷。管理性文件材料单独组成卷，其余材料按文件性质分别组成案卷。

3、文件材料的排列为：正本在前，副本在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。图纸按图的类别排列。

4、基建文件材料采用卷盒、卷皮方式保管。蓝图若大于16开，以手风琴式叠成四号图纸的规格，可以不装订。要拆除卷内金属物，对破损的材料进行修补。底图采用卷筒式或平放式保管，透明底图必须用缝纫机线订图边。

5、无论单面或双面只要有书写文字，均作为一页编写页号，每卷页号均从“1”开始，页号的位置在非装订线一侧的上角。蓝图、底图可以一组有机联系的图纸为一件，以件为单位，在每件文件材料的右上角加盖有单位名称、档号、件号的章。

6、填写卷内目录和备考表，确定保管期限；草拟案卷封面各栏目；工程技术人员填写归档说明，交基建部门分管负责人审查后，放在第一卷的卷内目录之后。

（三）归档验收

1、基建项目在验收前，档案部门对准备归档的基建文件材料进行预验收。

2、学校档案部门应是工程验收小组成员，会同学校基建部门负责基建文件材料的验收工作。

3、基建项目在验收后三个月内归档。档案部门要认真进行审查，验收归档的档案资料。

4、填写基建档案材料移交目录，一式两份，连同案卷部门清点无误后，交接双方在移交目录上签字盖章，各执一份存查。

四、基建档案工作有关人员岗位的的责任制

（一）基建部门领导的职责

1、会同档案部门编制基建档案工作的长远规划和年度计划，制度和健全有关的管理制度。

2、把基建档案工作全面纳入基建管理工作之中，并监督各部门执行。

3、定期检查，做到各工程项目形成积累基建文件材料与基建进展同步。

4、项目结束后，组织收集基建档案，审查归档质量是否符合完整、系统、准确的要求。

5、提出建档资料的案卷保管期限和密级。

6、参加基建档案的鉴定工作。

（二）基建部门兼职档案人员职责

1、负责基建文件材料的形成、积累、保管和整理立卷工归档工作，保证文件材料的完整、准确、系统。

2、根据文件材料不同种类的特征，合理分类存放，便于平时利用和立卷归档。

3、归档案卷要组卷合理，编写页号准确，卷内目录、备考表、案卷目录填写清楚，案卷标题简明扼要。

4、接受档案部门的业务指导和督促检查，按规定时间向档案部门归档。

5、参加业务学习，提高工作水平。