一、设备档案工作的基本原则
1、凡作为学校固定资产的仪器、设备，在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像载材料，以及随机材料均属仪器设备档案。
2、设备档案的管理，必须坚持集中统一管理的原则，设备档案工作必须纳入学校设备管理工作之中，与设备计划管理，设备采购供应和设备使用等工作紧密结合，保证设备文件材料的完整、准确、系统和安全，应作为学校设备管理部门的职责之一。
3、把设备档案工作列入本校发展计划，配备必要的库房、设备及人员。
二、设备档案归档范围的确定
（一）原则
1、归档的设备管理工作和仪器设备申购、验收、使用、维修、改造各个环节中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
2、归档的文件材料必须反映设备管理和仪器设备项目从申购到改造的全过程，保证完整、准确、系统。
3、归档的仪器设备文件材料必须遵循其自然形成规律、保持其有机联系，必须与实物一致并有成套性。
4、作为学校固定资产的各种国产、进口的高、精、尖、新、稀的仪器设备，均须归档。
5、国外机构、团体赠送的产权属全球正规十大网赌的各种仪器、设备、资料均应归档。
（二）归档的主要内容和重点
1、归档的主要内容包括综合管理、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等方面。
2、归档的重点是仪器设备项目（特别是价值10万元以上的）各个环节形成的不同载体的文件材料，包括全套随机图样。
3、本校自制、作为学校固定资产符合建档条件的仪器设备，除研制文件材料作为科研成果归入科研类档案外，其余均按仪器设备类档案要求处理。
（三）不归档的文件材料
1、上级普发（非专指高校）、不办的文件；
2、未定稿的管理性文件材料；
3、未生效的合同、协议书；
4、重份文件、校内单位发来的文件；
5、无查考价值的一般性函件；
6、仪器设备广告、宣传材料、定货会、展销会宣传品。
三、仪器设备文件材料的部门立卷及归档流程
（一）设备文件材料的形成与积累
1、学校设备管理部门是学校设备文件材料的形成积累、汇总部门，必须有专（兼）职档案员集中管理本校的设备文件材料。学校的设备计划、采购供应、使用单位都应指定专人负责设备文件的收集、积累、立卷整理工作。
2、从申购设备到验收完毕（进口设备到索赔期满）过程中的管理型文件和技术性文件，均归口设备管理部门负责收、积累，过程结束后移交档案部门。
3、设备保管使用部门要负责设备随机文件材料以及设备开箱、调试验收、使用记录等材料的收集、积累并及时整理登记，移交设备管理部门。
4、学校各级设备使用单位的负责人，要认真抓好设备文件材料的形成、积累、管理工作，科技人员和实验人员要爱护设备的技术文件，对设备的使用、维修、改造做到有活动就有完整的记录，确保设备文件的完整、系统、准确。
5、设备文件材料，必须黑色水笔书写，严禁用圆珠笔、水彩笔，要求字迹工整，图样清晰。设备文件材料一般归档一份，重要和经常使用的应酌加副本。
（二）整理组卷
1、坚持由设备文件材料形成部门立卷的原则。设备验收完成和进口设备索赔期满后，设备计划、采购供应部门的专（兼）职档案员应及时将形成的设备管理文件材料整理组卷。
2、根据设备文件材料的形成规律以及设备文件材料的内容、价值、数量和载体形式等实际情况，在坚持文件之间有机联系和便于利用查找的组卷原则下，将每项设备的文件材料进行系统整理，组成一个或若干个案卷。
3、将最能反映设备购置概况的文件材料，如申购报告，批复文件，论证文件，投资文件，订购合同，验收保管，索赔文件等整理组成案卷，排放在各卷之首，其余设备技术文件材料按设备的工作程序及重要程度，依次系统排列。
4、卷内的文件材料按文字材料在前，图表在后的要求排列。拆除卷内文件中的金属物，用线装订，对破损的文件材料进行修补，对引进设备中的专用文件夹，可以保持原状。
5、设备文件材料采用卷盒和卷皮的保管形式，图件按卷盒规格折叠成手风琴式，引进设备文件用卷盒保管有困难的，可按其自然状态保管。
6、全部设备文件无论单面或双面只要有书写符号，每面均为一页，每卷页号均从“1”开始，页号位置在非装订线一侧的上角，对不装订卷在每件文件加盖上有单位名称、档号、件号的戳记章，并依次编写件号。
7、认真填写卷内目录和备考表。归档的案卷必须填写卷内目录。卷内目录可打印或用钢笔正楷填写，字迹要工整、清晰、文面整洁，不得涂改，写备考表应写明本案卷图纸和文件材料的总页数，并对文件材料的完整、准确程度加以说明。
8、拟定案卷封面，案卷标题要简明、准确。确定设备档案内文件的保管期限，对最能反映设备购置概况和设备技术性能的文件材料，设备随机的技术文件和使用、维修、改造等文件，由于其价值是作为设备的组成部分而存在的，原则上随设备而存在，保管期限定为与设备共存。
9、设备档案的密级，除自制设备的科研部分随科研成果档案定密级外，设备档案文件材料原则上无密级。
（三）归档验收
1、设备管理部门的兼职档案员，填写移交目录。内容包括设备材料名称、份数、移交时间。移交目录一式二份，将移交目录连同案卷送单位负责人审查，再向档案部门归档。归档时双方签字，各持一份备查。
2、设备档案的归档时间为设备验收完毕投入使用后三个月后进行归档。
四、设备档案工作岗位责任制
（一）设备管理部门领导职责
1、制定和健全有关的管理制度，确保设备档案工作全面纳入设备计划、采购、管理工作之中，并监督各部门执行；
2、指导兼职档案人员的工作，关心其工作条件的改善和干部素质的提高；
3、指导设备档案的鉴定等工作。
（二）设备使用部门领导职责
1、建立健全本单位设备文件材料的保管制度，确保设备文件材料的完整、准确、系统，检查督促使用设备人员坚持设备使用、维修、检修作工作记录，并使之制度化；
2、指导本单位设备文件材料的形成积累工作，检查兼职档案人员的组卷归档工作；
3、参加设备档案的鉴定工作；
4、帮助和支持档案部门做好设备档案工作。
（三）兼职档案人员职责
1、督促科技人员形成和积累设备文件材料，并定期收集；
2、按设备计划、采购供应工作的程序，形成、积累设备管理技术文件材料。设备验收或索赔结束后整理移交给设备管理部门；
3、认真做好设备随机文件材料的清点、组卷工作并及时向档案部门归档；
4、对设备使用、维修、检修、改造工作形成的技术文件，按规定整理后移交档案部门。
