一、会前准备工作
      校长办公室工作人员在接到会议指令时，应准确记录会议召开的各项要求，全面掌握有关情况，做好相关准备工作。
      （一）会议方案制订。
      根据接到会议的指令和领导的有关要求，制订会议方案，内容主要包括：会议名称、主办单位、协办单位、时间、地点、议程、出席领导、参加人员、列席人员、拟邀请人员、会议文件资料准备、会场布置、安全、卫生、新闻报道、典型发言、颁奖、会议经费预算以及其它特殊要求。将拟定的会议方案报分管校领导审批。
      （二）会前筹备。
      1．会议通知
重要会议应发书面通知并要进行电话确认；对出席重要会议的领导和其他参会人员有着装要求的，应提前通知。
      通知下发后，确认应到会人员拟出席、请假情况并及时汇报。
      2．会议文件准备及会场布置
      由相关单位负责会议文件的准备，对需向大会提交的文件资料，明确专人负责收集和分发，并与会务承办部门做好协调工作。布置会场应体现会议的性质和需要，本着务实、节俭的原则。
      3．会议用品准备
      提前制定周密方案或者开列用品准备清单，将所用物品的名称和数量详细列出。主要包括：
      （1）制作证牌。包括：座位牌、出席证（列席证）、工作证、车辆通行证、奖状、证书、文件袋等。
      （2）印制会务手册等包括：议程、日程、参会人员名单、房号、电话号、就餐安排、乘车安排等。
      （3）特殊会议，如召开选举性会议，应准备选票、选票箱、封条等，并准备填写选票用笔等物品。
      4．会议车辆安排
      明确专人负责提前确定会议所需车辆，会议需要多辆车时应将车辆编号、排序。
      5．安全保卫工作
      由会务人员协调校保卫处制定、落实预案。
      6．新闻报道工作
      根据会议需要，学校党委宣传部做好新闻报道工作或与新闻单位联系协助做好会议新闻报道工作，会议新闻稿件应经有关领导审批。
      7．会议经费编制
      根据会议需要，编制会议经费，报送有关领导审批。
      二、会议期间工作程序
      （一）会前检查。会议召开前，由校长办公室领导牵头对上述会议准备工作进行检查、调度，确保各项工作落实到位。对未完成的任务，明确专人限时完成，确保大会按时顺利召开。
      （二）会议报到。会务工作人员应至少提前30分钟到达会场并做好以下工作：
      1．检查会场布置情况。提前开启空调设备。重点检查音响等设备、主席台的布置情况。
      2．检查摄影、摄像等新闻采访人员的到位情况。
      3．做好与会人员合影的各项准备工作。
      4．会议签到。要求与会人员本人签到。报到完毕后，应及时汇总情况，向会议主持人报告。
      5．发放文件、资料。包括各种会议文件及出席证、列席证等。
      6．检查会议记录人员到位情况。记录要准确、完整；重要内容要记清原话；必要时要做好录音准备工作。
      7．会议开始前，引导与会人员入座，制止无关人员进入会场。会务工作人员在会前5分钟，对没有到会人员进行催促。
      8．宣布会议纪律。开会时要关闭手机，进入会场不准吸烟，不准随意走动、交谈喧哗，涉密的会议强调有关保密纪律。
      9．校长办公会等会议有候会人员的应安排候会人员在候会室等候，确保会议衔接紧密、有序。
      （三）会中服务。
      1．会议期间应安排专人负责会场服务。
      2．根据需要安排有关人员做好会议简报、讨论记录和意见汇总工作。
      3．校长办公会等重要会议的记录，应使用统一标准的会议记录纸，记录应真实、准确、完整，不得随意做增删改动。
      三、会后工作
      1．会议结束后，应疏导与会人员离开并检查会场，查看有无遗留物品、资料，清退会议室等。
      2．收回会议文件。对需要收回的会议文件，在会议结束时及时如数收回。
      3．校长办公会等会议结束后，应及时整理会议纪要，报领导审定后，按规定范围发放。
      4．主要会议文件应归档。将形成的所有文件包括会议方案、通知、报告、简报、记录、签到表等文件整理归档。
      5．督办落实。根据会议部署或领导安排督办落实，并将督办情况向有关领导汇报。